速効!図解でOffice2003を速効マスター
速効!図解著者が答える
Officeの悩みどころ

「速効!図解 Word 2003」の著者冨永敦子さんが、誰もがつまずいてしまうOfficeの悩みどころを図解でわかりやすく解説します。どうしても手間どってしまって仕事が進まないというポイントもエキスパートの技でさくっと解決!

第3回 エクセルでゼロが消える!?

Question
CSVファイルをエクセルで読み込むと、郵便番号の下4桁の部分が2桁になっていたり3桁になっていたりします。先頭のゼロが消えてしまうようなのですが、どうすればいいのでしょうか?
かおるんさん (女性)
Answer

データ形式を指定してファイルを読み込もう

CSVファイルは、異なるアプリケーション間でデータのやりとりをする際によく利用されます。おそらく、かおりんさんも他のソフトで作成したファイルをCSVファイルに保存し、それをエクセルで開いたのではないでしょうか?
 他のソフトでは「0074」と表示されていたものが、エクセルで開いたら「74」になっている……ビックリしますよね。

  これは「データ形式」のせいです。たとえば、データベースソフトのアクセスでは、項目(フィールド)に対し、「テキスト型」「数値型」というデータ形式を設定します。通常、『氏名』や『住所』などの文字の項目は「テキスト型」を設定し、『数量』や『金額』など数を扱う項目は「数値型」を設定します。

 テキスト型の項目に「0074」と入力すると、ちゃんと「0074」と表示されますが、数値型の項目では「0074」と入力しても「74」と表示されます。これは、数値型の場合は、頭に付けたゼロは意味がないとパソコンが判断するからです。皆さんも「0074冊のノート」と書かれていたら「74冊のノート」だと思いますよね? それと同じことです。


 テキスト型の項目のデータは、CSVファイルに保存すると、"0074"というように、引用符で囲まれてテキスト型として出力されます。ところが、このCSVファイルをエクセルの[ファイル]メニューの[開く]を使って開くと、テキスト型ではなく数値型に変換されてしまいます。そのため、「0074」が「74」になってしまうのです。

図解

 テキスト型のまま開くには、[データ]メニューの[外部データの取り込み]の[データの取り込み]を使い、データ形式を指定して読み込みます。実際の操作方法をご紹介しましょう。
(1)CSVファイルのデータ形式を確認しよう
1
[すべてのプログラム]→[アクセサリ]→[メモ帳]をクリック
まず、CSVファイルの項目のデータ形式を確認しておきましょう。スタートボタンをクリックし、[すべてのプログラム]→[アクセサリ]→[メモ帳]をクリックします。(1)。
2
[ファイル]メニューの[開く]をクリック
メモ帳が起動されます。[ファイル]メニューの[開く]をクリックします(2)。
3
ファイルの場所、種類を指定
[ファイルの場所]を指定し(3)、[ファイルの種類]を「すべてのファイル」にします(4)。そうすると、CSVファイルが表示されるので、そのファイルをクリックし(5)、[開く]ボタンをクリックします(6)。
4
CSVファイルが表示されます
CSVファイルが表示されます。郵便番号のデータはテキスト型のデータなので、"0074"というように引用符で囲まれています(7)。
 
(2)CSVファイルをエクセルに読み込もう
1
[データ]メニューの[外部データの取り込み]の[データの取り込み]をクリック
エクセルの[データ]メニューの[外部データの取り込み]の[データの取り込み]をクリックします(1)。
2
CSVファイルをクリック
[ファイルの場所]を指定し(2)、CSVファイルをクリックします(3)。最後に[開く]ボタンをクリックします(4)。
3
項目(フィールド)がどうやって区切られているかを指定
[テキストファイルウィザード]の1つ目のウィンドウが表示されます。ここでは、項目(フィールド)がどうやって区切られているかを指定します。この例では、カンマでデータが区切られているので、「カンマやタブなどの区切り文字によってフィールドごとに区切られたデータ」を選択し(5)、[次へ]ボタンをクリックします(6)。
4
区切り文字を指定
[テキストファイルウィザード]の2つ目のウィンドウが表示されます。ここでは区切り文字を指定します。この例では、「カンマ」をクリックし(7)、[文字列の引用符]として「"」を指定します(8)。最後に、[次へ]ボタンをクリックします(9)。
5
各項目のデータ形式を指定
[テキストファイルウィザード]の3つ目のウィンドウが表示されます。ここでは、各項目のデータ形式を指定できます。郵便番号の項目をクリックし(10)、[列のデータ形式]の一覧から「文字列」をクリックします(11)。最後に[完了]ボタンをクリックします(12)。
6
データを読み込むセルを指定
データを読み込むセルを指定し(13)、[OK]ボタンをクリックします(14)。
7
郵便番号が「0074」と表示されています
データが読み込まれました。郵便番号が「0074」と表示されています(15)。

プロフィール

冨永敦子

テクニカルライター。文教大学/國學院大學 非常勤講師。

コンピューターメーカー系研修センターでインストラクターとして勤務の後、バブル崩壊のまっただ中で無謀にも独立。以来、「理解することの楽しさ、できることのうれしさ」をテーマに、コンピュータ関連のマニュアル、書籍、雑誌記事を執筆している。

主な著書に「一週間でマスターするHTML」「速効!図解Word2002」「作成・公開のためのホームページのしくみ」(毎日コミュニケーションズ)、「パソコン名人になろう!」(サンマーク出版)などがある。現在、パソコン雑誌「PC MODE」(毎日コミュニケーションズ)で「ワードお手並み拝見」を連載中。

(2003年11月12日)

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