保管できる容量があるのをいいことに、何年も前のデータもPC内に置きっぱなしにしてはいませんか？　業種によって異なりますが、おおよそ2年以上前のデータを日常的に使用することはないと言っていいでしょう。使わないデータを放置することで、不慮のトラブルによりデータ自体を消してしまう危険性もありますので、別に保存しておくことをオススメします。
　CDなどのメディアに焼いて保存しておくのもいいのですが、時間がかかるのと、大容量のデータを保存できないという欠点があります。セキュリティ面を考慮すると、社内のサーバなどを活用して保存しておくのがベターですが、出張時など急な場面で対処できない可能性もあります。
　そこで提案したいのが外付けのハードディスクを活用することです。現在はPCと同様か、それ以上の容量を持つものが安価で出回っており、大容量のデータを短時間でコピーできるというメリットがあります。持ち歩きできる大きさのものが多いのも、ビジネス・パーソンにオススメしたい理由のひとつです。
　ただし、データを外に持ち出すことで、情報流出のリスクが高まることは避けられません。セキュリティ面に最大限の配慮をすることが、現代のビジネス・パーソンの基本マナーですから、本当に重要なファイルはパスワードを設定してPCに保存し、外部からアクセスできない状態を保っておきたいものです。

　昔のデータを処分しても、まだ多くのデータがデスクトップに散逸している可能性があります。細かくフォルダに分けて整理したくなりますが、手間と時間がかかってしまううえ、細分化しすぎてしまうと目的のデータが探しづらくなってしまいます。
　そこで提案したいのが「データは大雑把に仕分けする」という考え方。フォルダは進行中の案件分だけあれば十分です。それ以外は「処理済」などいった適当な名前をフォルダに付けて、すべてそこに放り込んでしまいましょう。
　もしくは、隠しフォルダ機能を活用するのもひとつの方法です。すぐに使わないデータはひとま とめにして隠しフォルダにしておけば、視覚的にスッキリするので、気持ちよくPCに向かうことができるようになります。ただし、必要なときに探しづらくなるので、検索しやすいような名前を付けておくことを忘れずに。

　フォルダで整理する方法は、視覚的にもスッキリするのですが、ある程度の時間を要してしまうという欠点があります。中途半端にフォルダを作ると、どこにデータを保存したのかすぐに思い出せず、かえって作業効率が落ちてしまう可能性も高くなります。また、「フォルダを作る時間も惜しい」ほど忙しい人もいるのではないでしょうか？
　そんな人にオススメしたいのが、メールソフトですべての情報を一元管理する方法です。メールソフトには「時間軸での整理が容易」、「タイトルのみである程度の内容把握が可能」、「発信元をワンクリックでひとまとめにできる」などの優れた機能があるので、情報管理ツールとして活用することが十分可能なのです。
　ただし、フォルダの活用法と同様に細分化しすぎないことが肝要です。オススメしたいのは「不必要」と名付けた格納フォルダを作成しておくこと。受信メールを一読すれば、どの程度重要性が高いのかすぐに判別できるはずなので、不必要なものはすぐにそこへ放り込んでしまえばいいのです。
　必要な情報を簡単に選り分ける方法としてオススメなのが「自動色分け機能」の活用です。あらかじめ重要な発信元を色分けできるように設定しておけば、一目で判別することが可能ですし、後から探し出すことも容易です。
　気を付けたいのは、「自動振り分け機能」の活用法です。発信元によって自動的に指定のフォルダに振り分けてくれる機能は確かに便利ですが、重要なメールを見落としたり、確認するまでにタイムラグが生じてしまう危険性もあります。もし設定するとしてもその発信元は2つ程度にとどめ、他は受信トレイでいったん必ず確認するというクセをつけたほうがいいでしょう。
　また、自分宛にメールを送るのも、頭の中を整理するためには有効な手段です。タスクリストやアイデアなどを携帯から送信しておけば、メールチェックする際に再度確認できるというメリットがあります。なお、本文よりもタイトルにキーワードを入れるようにするのも大切なテクニックのひとつ。検索スピードが格段にアップするうえに、メールソフトで確認しやすくなるので、ぜひ試してみてください。