business 仕事を頼むのが苦手！ そんな悩みを克服するための処方箋とは？
自分の仕事は無難にこなせるようになってきた若手社員でも、人に仕事を頼むのはちょっぴり苦手というビジネスパーソンも多いのでは？仕事を依頼するということは、誰に頼むか、いつ頼むか、どんな風に頼むかなど、色々なことに気を遣わなければいけない意外と難しいもの。あまりにも忙しそうな人には頼まない、あの人にはこの仕事が向いているなど、このくらいのことなら百も承知というものの、業務効率アップに繋がるような、よりスマートな頼み方はどうすれば出来るのだろうか？
『「要領のいい仕事」今日からできるコツ！』など著書多数、ビジネスコミュニケーションの専門家･鶴野充茂氏にその秘訣を聞いてみた。
まずは、仕事を依頼するときには「仕事を依頼する前に、自分が依頼される立場だったら、どのように打診されるのが引き受けやすいかを考えることがまず基本」と語る鶴野氏。そんな風に、相手の立場で考えているからこそのテクニックが存在する。
仕事依頼の第一歩、打診の段階では数回に分けてお願いすると良いという。
「複雑な仕事の依頼を口頭で一度にしてしまわずに、『こんな件でお願いしたい。詳しくは後日』と数回に分けてお願いするか、口頭で概要を説明した後、『詳しくはメールで送りますので、それをご確認いただけますか？』と伝えると良いでしょう。そのほうが相手に与える心理的なプレッシャーが少なくてすみます。」(鶴野氏)
なるほど。よく考えれば、引き受けるかどうかも分からない段階で、いきなり詳細を説明されても迷惑になってしまうかもしれない。簡単なところから入り、2ステップ以上に分けることで相手の負担を減らせるというわけだ。
約束したら早めに連絡！また、数回に分けてお願いするといっても、あまり相手を待たせてしまうのは良くない。せっかく乗り気になってもらっていても、機を逃してしまっては勿体ないというものだ。
「『詳しくはメールを送ります』と言ったら、その日のうちに必ず送ること。相手が意識して情報を待ってくれている間に送る。翌日じゃだめです。夜に約束して、『明日、送ります』と言ったら、翌日の午前中に必ず送ることです。」(同上)
また、逆によく仕事を断られてしまうタイプの人たちには、こうした小さな約束を守れない人が多いのではないかと指摘する。
「一般的に仕事で協力し合える状況は、人間関係や信頼関係がきちんと構築できていることが基本。一緒に仕事をしても、不愉快な気分になるとか良いことがないと感じさせるような人は、断られやすいのでは。」(同上)
ちょっとした口約束だからといって、気にしないでやり過ごしているような人物。そういう人は信用を失って、仕事を断られてしまいやすくなるようだ。
断られてしまったら、その原因を探るべしさて、色々なことに気を遣って頼んでみても、残念ながら断られてしまうこともあるだろう。いつも何でも引き受けられる人など存在しないはず。それ自体は仕方がないことなのかもしれない。
ただし、一度や二度ならまだしも、同じようなケースで何度も断られている場合には、自分の頼み方に原因があると考えるべきだろう。
しかし、断られた原因が自分ではイマイチ分からない場合もあるはず。そんなときには、どうすればよいのだろう。
「断り文句をしっかり聞く、というのが最初の一歩。それで『どうやら自分に問題がありそうだ』と思ったら、『すみません、私のお願いの仕方に問題があるようでしたら、ぜひ教えてください。厳しくても結構です』と正面からぶつかってみたらどうでしょうか。真面目に『教えてください』という姿勢で来られたら、丁寧に教えてくれる人も多いはずです。」(同上)
ビジネスでは礼儀を気にするあまりに、本音を尋ねることは少ない。しかし、遠慮せずに素をさらけ出すことが自分の成長に繋がることもあるのだ。
仕事を頼むという行為は、例え自分は意識しないでいるとしても、形式上“自分が上、相手が下”のような恰好になってしまう。それがちょっとでも相手に伝わるようなことがあっては、空気の読めない“KY社員”とレッテルを貼られても仕方がないのかも。 上手な頼み方をするのは、意外と難しい。だからこそ、普段見落としがちなちょっとした心がけで、業務効率アップに繋がる可能性もあるはず。 上記のアドバイスを参考に、お願い上手の愛されビジネスパーソンを目指してみてはいかがだろう？
