newlife 新入社員が知っておくべきビジネスメールの作法とは？
社会人として身につけるべきマナーはたくさんあるが、見落とされがちなのが、ビジネスメールの作法だ。企業などでメールリテラシー教育を行う有限会社アイ・コミュニケーションの調べによると、ビジネスパーソンの7割が自分のメールに不安を感じているのが実態だと言う。
新入社員が知っておくべきメールの作法について、同社代表の平野友朗氏に話を聞いた。
意識のギャップがトラブルの種
「ビジネスの結果を左右するメールは、相手に不快を感じさせないやりとりをするのが基本です」
同社の調査によると、受け手は正確さ、丁寧さ、親切さを求めているのに対し、送り手はファイルの添付忘れなどの失敗を気にしがちだそうだ。両者間にある意識のギャップを埋める心遣いが必要と言える。
きちんとした体裁で手早く作成するテクニック
心遣いの第一歩として同氏が勧めるのは、メールを用途ごとにテンプレート化し、署名を見直すこと。この基本作業によって、きちんとした体裁のメールを手早く作成できるようになり、送り手のストレスが減る。素早い対応ができ、受け手にとってもメリットが生まれる。
新入社員が苦手意識を感じがちなあいさつや結びなどの慣用表現は、単語登録の機能を利用する。たとえば「こんご」と打つだけで「今後ともよろしくお願いいたします。」と変換できるように、といった具合だ。
細かい表現で気になるのが、「！」、「？」、「笑」、「…」といった記号や顔文字の使い方。同氏は、新入社員には原則的に勧められないとしながらも「相手が使用すれば解禁してもよいのでは」とアドバイスする。関係性を見極めることができれば、距離感を縮めるのに役立つ表現なのだそうだ。
「情報の収集や共有だけの無機質なやりとりですまないのがメール。不手際があっても多くは相手から指摘されないことを踏まえて、人間同士が交流するツールであることを意識してほしい」
メールと言うツールを見直すことはコミュニケーションスキルを高めることにつながる。そのためにも、メールのマナーとルールを学ぶ必要があるのだ。
【平野氏が勧める、テンプレート化と署名作成のコツ】
■件名5W1Hを入れ、相手の意識の中にあるキーワードとリンクさせる
■本文1文を短く20字から30字ごとに改行期限や場所、評価などは具体的に
■署名送信者名の他に、住所、連絡先、URLなどの企業の基本情報は必須
文●加藤順子
サービス一覧
コメント＆トラックバック